わたしのノート術

仕事の優先順位を見極める：田中さんの手帳を活用したタスク管理と集中力維持の秘訣

はじめに

日々の業務に追われる中で、「何から手をつければ良いのか分からない」「集中力が続かず、タスクが進まない」といった課題は、特に若手社会人にとって共通の悩みかもしれません。手帳やノートは、単なるスケジュール管理ツールに留まらず、こうした課題を解決し、仕事の生産性や個人の成長を促す強力な味方となり得ます。

本記事では、IT企業に勤務し、複数のプロジェクトを抱える中で独自のノート活用法を確立した田中さんの事例をご紹介します。彼女の工夫から、タスク管理と集中力維持のための具体的なヒントや、継続の秘訣を探ります。

事例紹介：田中さんの手帳・ノート活用法

田中さんは、多岐にわたる業務とタイトな納期に常に直面していました。以前はタスクの優先順位付けに迷い、結果として目の前の緊急性の高い作業に流されがちで、重要なタスクがおろそかになることもあったといいます。そこで彼女が着目したのが、アナログな手帳・ノートの活用でした。

導入したツール：A5サイズの方眼ノート 田中さんが愛用しているのは、A5サイズの方眼ノートです。罫線が邪魔にならず、自由に図や表を書き込める方眼タイプが、思考の整理に適していると感じているそうです。日々のスケジュール管理はGoogleカレンダーなどのデジタルツールを併用し、手帳は主に思考の整理、タスクの深掘り、集中力の可視化に用いています。

具体的な活用方法：

1. 週次タスクの棚卸しと優先順位付け 毎週月曜日の朝に、その週に完了すべきタスクやアポイントメント、会議などを全てノートに書き出します。書き出したタスクに対し、「緊急度と重要度のマトリックス」（一般にアイゼンハワーマトリックスと呼ばれる手法で、タスクを緊急度と重要度に基づいて4つのカテゴリに分類します）を応用し、以下の記号で分類します。

   • A: 重要かつ緊急（最優先で着手）
   • B: 重要だが緊急ではない（計画的に取り組む）
   • C: 緊急だが重要ではない（可能であれば委任または効率化）
   • D: 緊急でも重要でもない（削減または後回し） この分類により、その週に真に注力すべきタスクが明確になります。

2. 日次タスクの具体化と集中時間の記録 毎朝、週次タスクの中からその日に取り組むタスクを選び、再度ノートに書き出します。そして、各タスクに取り組む際には「ポモドーロ・テクニック」を応用しています。これは25分間の集中作業と5分間の短い休憩を繰り返す時間管理の手法です。 田中さんは、1ポモドーロ（25分）を終えるごとに、ノートの該当タスクの横にチェックマークを記入します。集中が途切れたり、中断が入ったりした場合は、そのポモドーロは無効とし、改めて記録を開始します。これにより、実際の集中時間が可視化され、自己の集中パターンを把握するのに役立っています。休憩中には、頭に浮かんだアイデアや次の作業の準備などを簡単なメモとして残しています。

3. 振り返りと自己改善 一日の終業前には、ノートを見返し、完了したタスクには線を引きます。未完了のタスクは翌日へ持ち越し、なぜ完了できなかったのか、どのような要因があったのかを簡潔にメモします。週の終わりには、週次レビューと合わせて、全体的な進捗、計画と実績のずれ、改善点などを振り返り、次週の計画に活かします。

田中さんが工夫している点：

• 色分けの活用: 仕事のタスクは青、プライベートは緑、特に重要な気づきは赤など、色鉛筆やマーカーで分類することで、視覚的に情報を整理しやすくしています。
• 余白の活用: ノートの余白部分は、タスクに関連する思考のブレイクダウン、突発的なアイデア、打ち合わせの議事録など、流動的な情報を書き留めるスペースとして有効活用しています。
• デジタルとアナログの使い分け: 共有スケジュールはデジタルで管理し、個人の深い思考や具体的な作業計画、集中力の管理には手書きのノートを使うことで、それぞれのツールの長所を最大限に引き出しています。

この活用法のポイント・メリット

田中さんの手帳活用法からは、若手社会人が抱える具体的な課題を解決するいくつかの重要なポイントとメリットが見えてきます。

• 優先順位の明確化による効率向上: 「緊急度と重要度のマトリックス」を応用することで、漠然としたタスクの山から、今本当に取り組むべきタスクが明確になります。これにより、無駄な作業時間を削減し、重要な業務に集中できるため、全体の効率が向上します。
• 集中力の維持とモチベーション向上: ポモドーロ・テクニックの記録は、集中力を維持するだけでなく、25分ごとに達成感を積み重ねる効果があります。また、集中が途切れた理由を記録することで、自身の集中パターンや妨げとなる要因を客観的に把握し、改善につなげることが可能です。完了したタスクにチェックマークを入れる視覚的な達成感も、モチベーション維持に寄与します。
• 計画と実行の乖離の把握と改善: 日次・週次の振り返りを継続することで、計画と実際の実行状況との間にどのような乖離があったのかを具体的に把握できます。これにより、自身の見積もり能力の向上や、より現実的な計画立案、そして生産性を高めるための具体的な改善策を導き出すことが可能になります。
• デジタルとアナログの相乗効果: スケジュール管理や情報共有はデジタルで効率的に行い、思考の整理や具体的な作業計画といった深掘りの作業はアナログでじっくり行うという使い分けは、現代の多様な情報ツールを最大限に活用する上で非常に有効なアプローチです。

読者が試す際のヒント・応用アイデア

田中さんの手帳活用術は、特定のツールや形式に縛られず、ご自身の状況に合わせて応用が可能です。

• スモールスタートを推奨: 全てを一度に導入する必要はありません。まずは「日次タスクの優先順位付け」や「短い集中時間の記録（ポモドーロ）」など、最も関心のある部分から試してみてください。小さな成功体験が、継続への自信につながります。
• 自分に合ったツール選び: 田中さんは方眼ノートを活用していますが、デイリータイプ、ウィークリータイプ、あるいは罫線ノートなど、ご自身のタスク量や思考スタイルに合った手帳やノートを選びましょう。試行錯誤を通じて最適な形を見つけることが重要です。
• カスタマイズの余地を設ける: 記号、色分け、レイアウトなどは、田中さんの方法を参考にしつつ、ご自身が最も使いやすいと感じる形にカスタマイズしてください。自分にとって心地よい方法が、継続の鍵となります。
• 振り返りを習慣化する: 短時間でも構いませんので、毎日、そして週に一度、手帳やノートを見返して、計画と実行の振り返りの時間を設けることを強く推奨します。これにより、単なる記録で終わらず、具体的な改善行動へとつながります。

まとめ

田中さんの手帳・ノート活用事例は、複雑なタスク管理と集中力維持という課題に対し、アナログツールが非常に有効な解決策となり得ることを示しています。優先順位を明確にし、集中を可視化し、そして継続的に振り返るという一連のプロセスは、日々の業務効率を高めるだけでなく、自身の成長を実感する機会を提供します。

本記事が、タスク管理やモチベーション維持に悩む若手社会人の皆様にとって、手帳・ノートをより効果的に活用するための一助となり、日々の業務に新たな活力を与えるきっかけとなれば幸いです。